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La agenda personal le permite al usuario organizar y programas sus actividades y tareas para todo el año, de una manera clara y centralizada.
Este
servicio se accede desde el menú superior, haciendo click en el botón
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A continuación se describen cada una de las partes que componen el servicio de agenda personal.
La agenda personal cuenta con tres (3) estructuras básicas, que permiteen ver la información de acuerdo con las necesidades del usuario.
En la figura es posible observar los componentes principales de la estructura
mensual de la agenda.
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Simplemente, haciendo click en una de las opciones de estructura.[9] |
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NOTA: Las actividades programadas en la agenda no pueden ser sobrepuestas por lo cual, dos actividades no pueden ser programadas con el mismo horario. |
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Un día en la estructura mensual de la agenda se ve tal y como se muestra en la figura. El día actual se distingue por una franja púrpura [12] y puede ser accedido haciendo click en el número del día [14] (véase agenda diaria). El
usuario puede crear un nueva actividad para cada día haciendo click
en el botón De acuerdo con las opciones de visualización escogidas, se le mostrará al usuario una descripción del día festivo [15], la descripción de los eventos programados para dicho día [17] y las tareas que tenga pendientes [18], que podrán ser consultadas haciendo click en el titulo cada tarea. Las distintas actividades programadas para cada día pueden ser accedidas para edición haciendo click en el título de la actividad [16] (para más información sobre edición de actividades de la agenda diríjase a la edición de actividades programadas). |
Al igual que con la agenda mensual, la agenda semanal cuenta con un selector de estructura, un procedimiento para la creación rápida de actividades y una serie de opciones de visualización; sin embargo esta estructura difiere de la mensual en las siguientes características.
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CALENDARIO SEMANAL: Este calendario le permite al usuario navegar a través de las distintas semanas del año [19]. Al igual que el calendario mensual, este tipo de calendario cuenta con una opción para navegar directamente a la vista diaria del día actual mediante la selección del enlace HOY. Un click sobre el nombre del mes [20], le permite ir directamente a la agenda mensual para el mes seleccionado. |
La
vista semanal de la agenda, cuenta además con algunas particularidades
que la distinguen de su homóloga mensual:
La vista semanal solamente muestra los días de la semana para los cuales se han programados actividades, bien sean programadas por el usuario o eventos de la institución [24].
Un click sobre el día de la semana [21] le permite al usuario acceder a la vista diaria para el día seleccionado.
Todas las actividades programadas por el usuario dentro de la agenda pueden ser editadas seleccionando el título de la actividad [22] (para mayor información sobre edición de actividades diríjase a la edición de actividades programadas). En este caso, los títulos se encuentran acompañados por el sitio donde se realizará la actividad.
Para eliminar una actividad de la agenda, el usuario simplemente hace click sobre el botón de eliminar [23]. Una vez confirmada la acción, el sistema elimina el registro de la agenda.
, haciendo
click sobre el titulo de la tarea [25].
El botón de <<agregar>> localizado en la parte inferior de la agenda semanal permite crear una nueva actividad en la agenda del usuario (para mayor información sobre creación de actividades diríjase a la creación de actividades en la agenda).
NOTA: Las actividades programadas en la agenda no pueden ser sobrepuestas por lo cual, dos actividades no pueden ser programadas con el mismo horario.
El último tipo de agenda es la agenda diaria que le permite al usuario ver las actividades programadas para un día en particular, de acuerdo de la ubicación desde donde se invoque, de esta forma la agenda diaria mostrará:
El día actual: Si es accesada desde el Selector de estructura o desde el enlace HOY localizado en cada uno de los calendarios.
Un día particular: Si es accesada desde el enlace de algún día en la agenda mensual, desde el enlace de algún día en la agenda semanal o desde el enlace de un día particular del calendario diario.
La estructura de la agenda diaria se asemeja en gran medida a la agenda semanal, sin embargo presenta las siguientes diferencias:
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CALENDARIO DIARIO: Este calendario permite navegar la agenda entre todos los días del año. Cada día es un hiperenlace [27] que cambia el contenido de la agenda diaria de acuerdo con el día seleccionado. De manera similar, el nombre del mes [26] permite cambiar la estructura de la agenda a su forma mensual para el mes seleccionado. Al igual que los otros calendarios, el calendario diario cuenta con un enlace HOY que lo lleva a ver el contenido de la agenda diaria para el día actual.
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La agenda diaria, al igual que la semanal, muestra los detalles de los eventos programados para el día seleccionado [28], indicando el periodo de tiempo en el cual se lleva a cabo el evento, el título del evento y el lugar donde este se va a realizar.
De igual forma, las actividades programadas en la agenda pueden ser editadas, seleccionando el título de la actividad [30] o eliminadas, haciendo click sobre el botón de eliminación. (para obtener más información sobre la edición de actividades programadas, diríjase a la edición de actividades programadas).
Por otro lado, es posible tener acceso a las tareas programadas para el día seleccionado, haciendo click sobre el titulo de la tarea [29].
Finalmente, es posible agregar nuevas actividades a la agenda, haciendo click en el botón <<AGREGAR>> (para obtener más información sobre creación de actividades en la agenda, diríjase a la creación de actividades en la agenda).
CREACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AGENDA
Los usuarios pueden crear actividades en su agenda personal de tres (3) maneras diferentes:
Mediante el servicio de creación rápida localizado en la barra lateral de la agenda.
Presionando
el botón 
para un día específico en la estructura mensual de la agenda.
Presionando el botón <<AGREGAR>> en la estructura semanal o la estructura diaria de la agenda.
Cualquiera de estos tres métodos cumple la función de generar una nueva actividad en la agenda personal del usuario, sin embargo con la excepción de la creación rápida (que es tratada en la agenda mensual), las demás opciones permiten crear actividades con un nivel de detalle mucho mas alto, tal y como se explica a continuación.
Una
vez se ingresa a la creación de actividades, el sistema genera una nueva
pantalla que contiene la siguiente información:
TITULO DE LA ACTIVIDAD: En este campo se ingresa el título de la actividad que se desea programar en la agenda. Dicho título aparecerá como texto descriptivo en las distintas estructuras de la agenda.
FECHA Y HORA DE LA ACTIVIDAD: En estos campos se selecciona el horario en el cual se va a desarrollar la actividad programada. Dicha actividad puede definirse de dos formas:
Para una fecha y periodo de tiempo determinado (ej. 15 de Octubre de 2003 Iniciando a las 08:00 y finalizando a las 12:00 horas), seleccionando la opción de actividad programada y a continuación la fecha y horas de inicio y finalización de la actividad.
Para desarrollarse durante todo un día (ej. actividad para el día 15 de Octubre de 2003), seleccionando la fecha de la actividad y a continuación la opción actividad para todo el día.
DATOS ADICIONALES: En este campo de texto puede ingresar una descripción detallada de la actividad. El sistema almacena un máximo de 200 caracteres.
LUGAR DE LA ACTIVIDAD: En este campo, el usuario puede ingresar el sitio donde se va a llevar a cabo la actividad. La información ingresada se muestra posteriormente en las estructuras semanal y diaria de la agenda a continuación del título.
Una vez diligenciados los datos de la actividad se hace click sobre el botón <<AGREGAR>> para incluir la nueva actividad en la agenda.
NOTA: Las actividades programadas en la agenda no pueden ser sobrepuestas por lo cual, dos actividades no pueden ser programadas con el mismo horario.
EDICIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN LA AGENDA
Las actividades programadas en la agenda pueden ser modificadas, seleccionando el título de la actividad desde cualquier estructura de la agenda.
Una vez seleccionada la actividad, el sistema genera la pantalla de edición que se puede observar en la siguiente figura.
La pantalla posee los mismos campos explicados de manera detallada en la creación de actividades de la agenda y contienen los datos ingresados para la actividad seleccionada.
Una vez modificada la información, se hace click sobre el botón <<ACTUALIZAR>> para reemplazar la actividad con los nuevos datos.
Como su nombre lo indica, la agenda es personal, por lo tanto las actividades programadas por cada usuario solamente pueden ser consultadas por él mismo.
Ningún usuario tiene la posibilidad de acceder a la información insertada en la agenda de otro. Sin embargo los eventos programados por la institución tienen un carácter “publico” dirigidos, bien sea a todos los miembros de dicha institución o a un grupo específico (ej. a profesores, padres de familia, etc.), en este caso, esta información estará disponible para todos los usuarios.
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